Игорь МИХАЛИЦИН
(руководитель центра компетенции, компания ERC)

Сетевая печать: централизованный учет расходов в распределенной сети предприятия

Как дорого обходится предприятию эксплуатация «принтерного хозяйства»? Насколько эффективно распределена нагрузка между принтерами? Каковы затраты на печать в каждом отделе и их доля в общих расходах по предприятию? Ответить на эти вопросы несложно, если штат компании не превышает 10-15 человек, а количество принтеров - 2 единицы. В масштабе крупной корпорации, где количество сетевых принтеров измеряется десятками и сотнями, а объем печати - тысячами страниц, точный ответ получить гораздо сложнее, не имея в своем распоряжении специализированных средств сбора статистики и анализа расходов. Об одном из таких средств - о программе XEROX Usage Analysis Tool и пойдет речь.

UATool позволяет централизованно вести статистику использования ресурсов принтеров и полностью автоматизировать учет затрат на печать в сетях c большим количеством установленных и одновременно работающих сетевых принтеров.

Обычно на предприятиях, где не используются централизованные средства анализа, учет затрат на печать выполняется по остаточному принципу: берется стоимость закупки расходных материалов и запчастей за период, плюс расходы на закупку бумаги (пленок, картона и т.д.), и полученная цифра вносится в графу «затраты». Можно ли детально проанализировать эти затраты и разнести их не только по отделам, но и по каждому принтеру или даже по пользователям?

Как выяснилось, можно. Бесплатно поставляемая утилита XEROX Usage Analysis Tool (UATool) является эффективным средством организации структурированного учета расходов на печать в сетях с распределенной сетевой печатью. UATool позволяет централизованно вести статистику использования ресурсов принтеров и полностью автоматизировать учет затрат на печать в сетях с большим количеством установленных и одновременно работающих сетевых принтеров. Также UATool позволяет структурировать учет по отделам и рабочим группам, делать выборку по каждому принтеру и по каждому сотруднику, а также экспортировать данные во внешние файлы для дальнейшей обработки, например в формате XML или XLS. Разберемся, как это работает.

Исходные данные и настройка структуры

UATool проста в настройке и не требует сложной документации. После первого запуска, программа производит автоматический поиск работающих принтеров в сети и приступает к ведению учета расходов на основании изначально заложенных данных о стоимости расходных материалов. Список обнаруженных в сети принтеров выводится в отдельном окне (рис. 1), туда же может быть выведен список работающих или когда-либо работавших с принтерами пользователей. Администратор сразу же может приступить к работе с этими списками, анализировать нагрузку и вести учет затрат по каждому принтеру или пользователю.

Попробуем решить практическую задачу - организовать общий учет затрат на печать в масштабе всего предприятия, учитывая, что учет должен быть структурирован в соответствии с фактической структурой предприятия и приведен в соответствие со стоимостью закупки расходных материалов и запасных частей.

Первый шаг - формирование стоимости расходов на печать и приведение ее к фактическим расходам на закупку расходных материалов и запчастей. Запросив в бухгалтерии предприятия эти данные, вносим их в базу данных системы UATool (рис. 2).

Сразу отметим, что устанавливается не только стоимость тонер-картриджей, но и стоимость заменяемых элементов, комплектов обслуживания Maintenance Kit, а также стоимость бумаги и пленок различных форматов. Используя эти данные, программа теперь сможет детально подсчитывать стоимость печати каждого задания и разнести эти расходы в соответствии со структурой предприятия и моделями принтеров. Кстати, учет можно вести в любых валютных единицах, что тоже немаловажно.

Теперь, когда стоимость сформирована, можно приступать к структурированию учета. Для этого список обнаруженных принтеров разбивается на группы, в соответствии их физическим местоположением или структурой предприятия. Например, в нашем случае, обнаруженные в сети принтеры были разбиты на 4 группы: «Бухгалтерия», «Склад», «Отдел маркетинга», «Отдел логистики» (см. рис. 1).

Таким же образом, в соответствии со штатным расписанием и фактическим расположением рабочих мест, разбивается на группы и список пользователей, работающих с принтерами (рис. 3).

Рис. 1. UATool автоматически обнаруживает все работающие в сети принтеры и заносит их в собственную базу данных

Рис. 2. Учет расходов на печать ведется в любой валюте, в соответствии с реальной стоимостью закупки расходных материалов, запчастей и заменяемых элементов принтеров

Рис. 3. Список работающих принтеров и пользователей можно разделить на группы в соответствии со структурой предприятия и фактическим расположением принтеров и работать с текущей статистикой расходов по любому пользователю, принтеру или группе

Примечательная особенность такого анализа - с его помощью администратор сможет отследить такие моменты, как, например, отправка заданий на печать на принтеры «чужих» отделов, если принтеры закреплены за каждым отделом административно, или несанкционированную печать на специализированных принтерах. Например, несанкционированная печать сотрудниками цветных открыток или фотографий на любом из принтеров может быть не только отслежена администратором, но и автоматически просчитана на уровне затрат на печать. Кроме того, если с каким-либо принтером проводятся регламентные или же ремонтные работы и он временно выключен, администратор, пользуясь сводной статистикой нагрузки, сможет оперативно принять решение по временному перераспределению принтеров, не вызвав перегрузки и заторов в печати ни на одном из них.

Принтеры опрашиваются автоматически

Теперь, когда стоимость затрат и структура принтерного хозяйства сформированы, система фактически готова к сбору данных и их анализу. Осталось только настроить расписание опрашивания принтеров для автоматизации всего процесса.

Мы уже упомянули о том, что учет расходных материалов программа начинает вести автоматически, начиная с момента формирования списка активных принтеров. Как это происходит? Для этого каждый сетевой принтер хранит во внутренней памяти информацию обо всех выполненных заданиях с момента включения. Информация о задании печати включает в себя:

Несанкционированная печать сотрудниками цветных открыток или фотографий на любом из принтеров может быть не только отслежена администратором, но и автоматически просчитана на уровне затрат на печать.

• имя пользователя;

• время отправки задания;

• сетевой адрес, с которого было отправлено задание;

• количество страниц в задании;

• количество израсходованных листов бумаги;

• количество израсходованного тонера каждого цвета;

• степень расходования ресурса заменяемых элементов принтеров.

В соответствии с установленным расписанием либо по команде, поданной вручную, UATool считывает эти данные с каждого принтера в сети, сводит в единую базу данных и на их основании ведет анализ нагрузки и учет расходов. Интервал опрашивания принтеров может быть установлен в пределах от одного часа, до недели.

Настраиваем расписание и система готова к ведению автоматизированного учета.

Уже можно говорить о результате

Вернемся к виду окон программы, приведенных на предыдущих рисунках. Интерфейс UATool схож с интерфейсом стандартного проводника Windows, поэтому работать с ним просто. Все имеющиеся в сети принтеры и все работающие пользователи выводятся в отдельном окне в виде дерева, структурированного по отделам. При щелчке мышью на любом из принтеров отделов или пользователей выводится краткая текущая сводка, включающая информацию о количестве заданий, количестве отпечатанных страниц, а также общая сумма затрат по отделу/принтеру/пользователю и средняя стоимость одной страницы печати.

Таким образом, администратору в любой момент доступна текущая статистика расходов на печать, как общая по предприятию, так и структурированная по отделам, принтерам, а также индивидуальная статистика по каждому пользователю.

Ну а в качестве итогового результата работы системы - результирующие отчеты об использовании принтеров и затратах на печать. Система UATool изначально имеет несколько видов итоговых отчетов, в частности, отчет по расходам по всем принтерам и по всем пользователям, сводный отчет использования с возможностью построения графика, и расчет итоговой стоимости владения TCO (total cost ownership). Кроме того, имеется настройщик отчетов, позволяющий создать автоматически генерирующийся отчет любой формы, по любому типу расходных материалов, по любому отделу, принтеру и по любому пользователю и автоматически в нужное время отправить этот отчет на определенный электронный адрес либо сохранить в виде файла в нужном каталоге. Как мы уже говорили, все данные могут быть экспортированы в формат XLS или XML для дальнейшей обработки или внесения в корпоративную отчетность. Кроме того, система UATool умеет строить графики нагрузки принтеров, структурированные по отделам, принтерам и пользователям.

По нашему мнению, именно гибкость в сочетании с широкими возможностями настройки, и вместе с тем простота использования, делают систему XEROX UATool эффективным средством организации структурированного учета расходов на печать в сетях с распределенной сетевой печатью, о чем и было сказано в начале статьи.

Вместо выводов: опыт работы с системой XEROX UATool - не первый случай, когда программное обеспечение, которое производитель предлагает своим пользователям «в нагрузку», оказывается готовым к применению решением, способным сэкономить время и средства на разработку соответствующих аппаратных и программных средств. Мы рекомендуем осваивать и применять систему UATool во всех случаях, когда необходимо быстро и с минимальными затратами организовать централизованный учет расходов на печать в масштабе компании.

Автор благодарит украинское представительство Xerox (http://www.xerox.ua) за помощь в подготовке материала.