№ 3 (22) 2005

СКС и Заказчик

Памятка для ответственного

представителя Заказчика

Если Вы собираетесь построить у себя

кабельную систему или как раз ее

инсталлируете, или даже уже завершили ее

создание — эта статья для вас.

Михаил БАТЬКОВСКИЙ

Отношение сотрудников компании к структурированной кабельной системе (СКС) можно сравнить с отношением футболистов к футбольному полю. Хорошее футбольное поле просто никто не замечает, а поле, которое мешает играть, будет помянуто во всех репортажах и отчетах. Так и кабельная система: если пользователи ее не замечают, то все нормально.

СКС большинство организаций строят у себя нечасто. Поручают отвечать за ее создание, как правило, самому старшему из сотрудников организации, связанных с ИТ-технологиями: ИТ-директору, начальнику ИТ-отдела, системному администратору. И если это впервые, сразу возникает масса вопросов. С чего начать? Что такое процесс создания СКС? Как сделать такую СКС, которая нужна именно вашей компании? Как при реализации СКС избежать ошибок для организации и себя лично?

Прежде всего необходимо помнить, что СКС — это достаточно сложная система, которая проходит через все здание (офис) и будет с вашей организацией долгие годы. Фирма будет расти, изменять свою структуру, а СКС все это должна выдержать. Для заказа СКС необходимо четко представлять, как она будет жить и какие задачи время от времени должна отрабатывать.

Основная особенность при реализации проекта СКС — вы имеете только одну попытку, и второй у вас нет. Сшитый костюм, если он не понравится, можно не носить и заказать другой. А с кабельной системой, какая бы она ни получилась, придется жить долго, очень долго — до переезда в новый офис или до капитального ремонта.

Для того, чтобы избежать ошибок, уменьшить количество проблем и снизить их негативные последствия, возможные «ямы» надо знать заранее. «По-научному» это называется «управление рисками». И поэтому кроме приобретения необходимых знаний по СКС ответственному представителю Заказчика полезно освоить и базовый объем сведений, связанных с управлением проектами. В конце концов, главная задача «ответственного» — не самому строить СКС, а заказать ее, обеспечить процесс ее установки, осуществить приемку и подготовить к эксплуатации.

 ________________________________________________________

Правило № 47 управления проектами от NASA:

Руководитель проекта — не управляющий работами

субподрядчиков, но должен быть их движущей силой.

__________________________________________________

Но не все будет зависеть только от Вас, для успешности проекта нужна добрая воля как минимум всех заинтересованных сторон.

Участники процесса

Основных действующих лиц в проекте трое: организация-Заказчик, организация-Исполнитель и ответственный представитель Заказчика. Именно последний в этом процессе является самым уязвимым звеном. Организация (руководитель) подписала и оплатила договор и считает (с их точки зрения, вполне оправданно), что на этом ее функции окончены. Исполнитель сделал подобных работ множество; он спокоен, он знает, как это делается, знает возможные риски; знает, как их избежать или как от них защититься. А на ответственного представителя ложится вся мера ответственности. С другой стороны, успешная реализация проекта СКС обязательно будет способствовать повышению его рейтинга и влияния в своей организации. Просто нужно быть уверенным в успехе проекта и осознать себя фактическим руководителем проекта от Заказчика.

Подходящим руководителем проекта может быть некто, ожидающий следующего назначения или находящийся на грани неудачи. Полная безопасность не характерна для руководителя проекта.

 ___________________________________________________

Правило № 6 управления проектами от NASA:

Подходящим руководителем проекта может быть некто,

ожидающий следующего назначения или находящийся

на грани неудачи. Полная безопасность не характерна

для руководителя проекта.

___________________________________________________

В процессе могут участвовать и другие «персонажи» — владелец здания, генеральный подрядчик по строительным работам, субподрядчики по другим работам: гипсокартонщики, кондиционерщики, электрики, слаботочники по охранным системам...

У разных участников обычно наблюдается некоторый конфликт интересов, и для защиты именно своего проекта ответственному представителю заказчика необходим определенный правовой статус; по крайней мере, нужно подготовить приказ о назначении вас старшим по разделу СКС.

Ваша задача — донести до руководства, что кроме прямых расходов на оплату договора Исполнителю по установке СКС организация обязательно должна запланировать и другие расходы, связанные с выполнением договора, например: обучение своих специалистов, приобретение инструмента для эксплуатации СКС, возможный аудит проекта. Кроме того, выполнением проекта необходимо управлять, а управление также требует человеческих, материальных и финансовых ресурсов.

Для средних СКС (от 100 портов) и особенно больших (от 400 портов) целесообразно выполнять аудит договора, проекта и работ, хотя это и приведет к дополнительным расходам. Аудит рекомендуется проводить с привлечением независимых экспертов или консультантов, задействуя их с самого начала — от подготовки договора и разработки технических требований, и на всех этапах его выполнения: разработки проектной документации, монтажных работ, завершения инсталляции. В любом случае, это нужно делать до подписания актов принятия работ. О предстоящем аудите обязательно предупредите Исполнителя заранее, и он будет гораздо продуманнее готовить проектную документацию и тщательнее выполнять монтажные работы.

Основные этапы проекта

На выборе Исполнителя, инсталлятора здесь мы останавливаться не будем (давние партнеры, указание руководства, личные симпатии, тендер, др.). Поговорим лучше о том, как работать с уже выбранным Исполнителем и как жить с СКС, которая в итоге получится.

Для начала рассмотрим последовательно этапы проекта по реализации СКС:

• до договора;

• подготовка договора;

• разработка проектной документации;

• выполнение монтажных работ;

• приемка работ;

• эксплуатация СКС.

Успех проекта зависит не только от Исполнителя, но и от Заказчика. Даже в большей степени от Заказчика. Роль ответственного представителя Заказчика в обеспечении успеха проекта по созданию СКС можно даже назвать ключевой. Согласно данным IPMA (International Project Management Association), из общего количества явно неуспешных проектов 90% были неуспешны именно по вине Заказчика, а Исполнитель «погубил» только 10%.

До договора

Создание СКС достаточно чувствительно для бюджета компании: стоимость «обычного» рабочего места СКС (2 порта UTP cat 5e) составляет примерно -150. Понятно желание организации снизить затраты на построение СКС, и «рачительные» руководители обычно сразу видят «ясный» способ это сделать — не создавать лишних рабочих мест.

Однако, если в компании есть внутрифирменные стандарты на СКС или руководство компании имеет квалифицированных консультантов, которым доверяет, то на количестве рабочих мест в СКС экономить не будут: оно будет определено, исходя из площади помещений, а для «важных» пользователей (директор, секретарь, системный администратор и некоторые другие) будет заложено даже больше портов (возможно, по четыре).

Если же этого нет, то начинается экономия, и вам предлагают разобраться, в какой комнате, кто и как будет сидеть, нужен ли ему компьютер, нужен ли телефон и т.д. На первый взгляд, сделать это легко, но оказывается, что задача неразрешима в принципе. Кроме того, если в кабельной системе будет меньше портов, чем нужно Вашей организации через 2–3 года, то такую кабельную систему и СКС не назовешь. Попробуйте почитать литературу по вопросу стоимости владения СКС: она состоит из стоимости создания плюс расходы на эксплуатацию за 5–7 лет, в том числе затраты на перемещение пользователей, на создание новых портов, убытки от простоев информационной системы по вине СКС.

_________________________________________________________

Правило № 6 управления проектами от NASA:

Руководитель проекта может не знать, как должна

выполняться работа, но он знает, чего он хочет. Он

лучше определит, чего он ожидает и хочет, даже если

он не знает, как это сделать.

___________________________________________________

Единственный путь создать предпосылки для правильной СКС — просвещение руководства организации. Это очень сложный процесс и не всегда — с достижимым результатом. Здесь трудно что-то посоветовать конкретно, многое зависит от личных свойств вашего руководителя, однако попробуйте:

• рассказывать о стоимости владения СКС, если, конечно, вы сами в это поверили;

• убедить, что 2 порта на 5 метров полезной офисной площади — такой же обязательный атрибут для успеха бизнеса, как и визитная карточка, мобильный телефон или автомобиль;

• показать руководству, как сложно добавляются новые порты в вашем существующем офисе;

• показать свежую заметку, лучше из обыкновенной прессы, о последствиях для бизнеса отказа информационной системы по вине кабельной системы.

Один из наиболее действенных способов — показать хорошую СКС у явных и нелюбимых конкурентов, и ваш босс, скорее всего, захочет утереть им нос. Хорошо бы, чтобы руководитель организации был вашим единомышленником, иначе вам придется стать его единомышленником.

Наиболее типичные ошибки Заказчика при обсуждении проекта

И все же, когда вопросы экономии владеют умами руководителей, они невольно сдерживают и ответственного представителя Заказчика. И в погоне за минимизацией расходов Заказчик нередко избирает ошибочные подходы при обсуждении проекта. Рассмотрим и прокомментируем наиболее типичные из них.

_____________________________________________________

Правило № 15 управления проектами от NASA:

Семена будущих проблем закладываются на ранних

стадиях проекта. Анализ самых неудачных проектов и

важнейших проблем в проектах показывает, что все

неудачи были тщательно запланированы с самого начала.

______________________________________________________

Планирование кабельной системы только для локальной сети и по одному порту на рабочее место. Поскольку требование стандартов — не менее двух портов на рабочее место, некоторые инсталляторы просто отказываются от инсталляции таких решений, обосновывая свой отказ тем, что не могут спокойно смотреть, как заказчик выбрасывает деньги на ветер*). Обычно это действует: вначале Заказчик удивляется, а потом вносит коррективы в первоначальный подход.

                                    ____________________________________________________

*) Редакция не полностью разделяет данное утверждение

автора, хотя оно и полностью соответствует упомянутым

стандартам. Как известно, с внедрением IP-телефонии

вполне достаточно и одного порта на рабочем месте.

— Примеч. ред.

 Попытка «привязки» расположения портов к существующему размещению сотрудников. Обычное заблуждение: через какое-то время все обязательно и здорово изменится.

Занижение потребности в портах. Количество портов необходимо планировать исходя из площади помещений — примерно 2 порта на 5–6 квадратных метров полезной площади. В увеличении количества рабочих мест при заключении договора Заказчика убедить трудно, это же непосредственно ведет к увеличению стоимости проекта. Но… наш опыт показывает, что в процессе инсталляции Заказчик обычно вносит изменения в количество портов, и всегда в сторону увеличения. А Заказчики, прожившие с СКС 2–3 года и ощутившие все «удовольствия» от добавления новых портов (при переезде в другой офис и т.п.), заказывают столько портов, сколько Исполнитель даже побоялся бы предложить.

Желание выделить назначение портов на рабочих местах, определить компьютерные и телефонные порты и применить для них разные типы кабелей. Мотивировка простая — телефонный кабель стоит дешевле «компьютерного», и телефонные порты (RJ-11) стоят дешевле «компьютерных» (RJ-45). Часто за этим стоят «происки» телефонистов, которые хотят вынести телефонный кросс в свою комнату и таким образом сохранить или повысить влияние в организации. При этом компания получает не СКС, а две отдельных кабельных сети и… сопутствующий комплекс проблем: новые дополнительные телефонные и компьютерные порты начинают появляться в разных местах независимо друг от друга. А с возможным внедрением через несколько лет в Вашей организации IP-телефонии «телефонная» кабельная система просто перестанет использоваться, что означает — вложенные деньги пропали даром.

Желание минимизировать сечение коробов с учетом их почти 100%-ного заполнения. Опять заблуждение: необходимо оставлять не менее 40% свободного места. Также рекомендуется минимизировать количество типоразмеров кабелей.

Реализация СКС на сборной солянке (в целях минимизации стоимости). В информационной системе необходимо учитывать также и стоимость убытков от возможных отказов или простоев. По материалам Tyco Elеctronics/AMP, убытки от простоев информационной системы по вине несистемных компонентов на порядок превышают «сэкономленную» стоимость на этапе создания СКС.

Не выделяется специальное помещение для организации кросса. А ведь нужно помнить, что в этой точке устанавливается значительное количество дорогостоящего оборудования. Кроме того, отказ от закрытого помещения повышает вероятность случайного выхода из строя оборудования.

Экономия на площади серверной (кроссовой, аппаратной) комнаты. Конечно, сейчас у вас один сервер, и трудно поверить, что через два года их будет полдесятка (прокси, сервер баз данных, почтовый, видеосервер, информационное хранилище), и потребуется установить еще пару шкафов.

Отказ от тестирования соединений кабельным сканером. Если локальная сеть и телефоны работают сейчас, это еще не означает, что СКС исправна, и все будет работать и завтра.

Оценка затрат только на реализацию проекта. Типичное игнорирование неизбежных затрат на этапе эксплуатации и расходов на последующее развитие СКС. На самом деле, увеличение начальных затрат и получение качественного решения значительно снижают совокупную стоимость владения.

Желание минимизировать бюджет на создание СКС. Затраты на создание СКС надо оценивать не только в абсолютных, но и относительных показателях. Простой расчет: вы покупаете офис со стоимостью квадратного метра &500–2000; на каждое рабочее место устанавливается мебель (&300), компьютер с плоским экраном (&1000), ПО (&500), телефонный аппарат (&100), подводится ЛВС, не говоря уже о расходах на серверы и АТС. Стоимость «правильной» кабельной системы в пересчете на рабочее место — примерно &150–200. То есть ее доля составит 1–2% всех расходов. Кажется, пока что еще никто не предлагал не устанавливать стекла в оконные рамы, чтобы сэкономить на помещении.

Отказ от финансирования управления проектом. Главная, чаще всего совершаемая и сильнее всего влияющая на результат ошибка Заказчика.

Вопросы Исполнителю

Наличие взаимного доверия между Заказчиком и Исполнителем — основа успеха проекта. Исполнитель хочет почувствовать, что для Заказчика данный проект небезразличен, что он понимает, зачем СКС нужна организации, что ответственный представитель заказчика имеет достаточный вес в компании и сможет обеспечить реализацию проекта. Заказчику же просто необходимо поверить, что все будет сделано правильно и качественно, если, конечно, приглашены профессионалы.

 ___________________________________________________

Правило № 53 управления проектами от NASA:

Субподрядчики обычно хорошо относятся к Заказчику,

который уделяет внимание их работе, но плохо — к тем

из заказчиков, которые пытаются непрерывно

контролировать их деятельность. Основное правило

выглядит так: никогда не изменяйте планы

субподрядчика, если только они не совсем плохи и не

вызовут значительного роста расходов (лучшее — враг

хорошего)

___________________________________________________

Но даже при самом лучшем расположении, несколько вопросов Исполнителю задать не помешает. Вот только главные из них:

1. Попросите показать пару выполненных Исполнителем установок СКС, которые похожи на СКС, задуманную вами. В ходе демонстрации не стесняйтесь уточнять непонятные вещи. Например: почему розетки размещаются на этой высоте? почему выбрано такое сечение короба? почему на этом рабочем месте два порта, а на том — три? не отвалится ли короб от гипсокартонной перегородки? зачем столько свободного места в монтажном шкафу? почему лотки в серверной комнате проходят на двух уровнях? как планируется крепить кабель за фальш-потолком? чем отличаются вертикальные проходные отверстия от горизонтальных? И т.д. и т.п.

После посещения объектов, выполненных Исполнителем, вы не только получите представление об уровне его работы, но и продвинетесь в понимании технологии построения СКС.

2. Поинтересуйтесь сертификатами (партнерскими и персональными) у Исполнителя от производителя СКС.

Вообще же Исполнителю следует доверять и оказывать поддержку его инициативам.

Подготовка договора

Реализация проекта по установке СКС начинается с подготовки текста договора. Комплект документов, входящих в договор, включает технические требования, спецификацию и собственно текст договора.

Технические требования (ТТ) позволят четко зафиксировать объем работ, сделать необходимые ссылки на стандарты и нормативные материалы, формализовать процедуру выполнения работ, а также защитят от вероятных замечаний и претензий руководства компании в будущем. Руководители обладают  свойством забывать свои устные указания, и будет совсем не плохо, если они что-то подпишут. Часто бывает, что пожелания организации к СКС меняются уже в ходе выполнения работ. Сплошь и рядом это происходит по «вине» неких влиятельных лиц в компании, ранее не осведомленных о проекте и только теперь понявших, зачем эта СКС им нужна.

Не опасайтесь объема ТТ и трудностей по их созданию, вся работа по их оформлению ляжет на плечи Исполнителя. Ответственному за проект достаточно снабдить Исполнителя минимальной исходной информацией:

• таблицей размещения рабочих мест (табл. 1);

• поэтажными планами с размерами и нумерацией помещений, с указанием места расположения кросса (кроссов) и точки входа;

• сведениями о будущей СКС: категория, исполнение, производитель компонентов.

Все остальное Исполнитель должен предложить сам, и в том числе: топологию СКС, трассы прокладки кабеля, варианты установки коробов, исполнение и дизайн рабочего места, размещение оборудования в монтажных шкафах, перечень оборудования и др.

Закажите Исполнителю разработку детального комплекта рабочей проектной документации до начала выполнения работ (система маркировки, топология, кросс, внешние коммуникации, подключение к АТС и т.д.), а также комплекта эксплуатационной документации.

Обращайте внимание на описание системы маркировки элементов СКС: кабелей, портов рабочих мест и портов кросс-панелей. Помните, от удобства и прозрачности системы маркировки и идентификации элементов СКС полностью зависит уровень и качество последующей ее эксплуатации: СКС начинается с системы идентификации ее элементов.

Запишите в ТТ проведение тестирования в соответствии с действующими стандартами на данную категорию кабельной проводки. Подумайте о сроках гарантии на СКС. Если помещение арендуется на три года, долголетняя гарантия и дорогой бренд, возможно, и не нужны. В собственном помещении многолетняя гарантия и признанный бренд просто обязательны.

Не забудьте внести в ТТ пункт, что все изменения проекта оформляются письменно в виде приложений к договору, это позволит избежать не согласованных между сторонами изменений.

Обязательно попросите Исполнителя предоставить образец его ТТ, чтобы Вы могли обдумать, какая информация от Вас ему необходима. Также интересно посмотреть, как у Исполнителя выглядит проектная и эксплуатационная документация. Не лишне взглянуть, как выглядят гарантийные условия и гарантийный сертификат. Если Исполнитель не сможет продемонстрировать эти документы, есть повод серьезно задуматься о его квалификации и возможности выполнять работы.

С другой стороны, в ТТ нельзя отразить всего, относящегося к будущей СКС. Тем более, и сам Заказчик не знает всего, что туда надо записать. Реальное представление о том, что такое СКС, придет только к концу выполнения работ. Поэтому следует избегать излишней детализации. Например, для розеток будет достаточно указать, что в такой-то комнате находится столькото розеток (портов), а их конкретное размещение уточняется в процессе выполнения работ. Эти и другие детали найдут отражение в протоколах согласования и в конечной документации на установленную СКС.

Спецификация (смета) определяет перечень поставляемого оборудования и выполняемых работ с ценами по каждой позиции.

Требуйте указания производителя оборудования и парт-номеров оборудования по каталогу производителя. При наличии парт-номера впоследствии легче найти подробные характеристики и описание оборудования, кроме того, это существенно снижает вероятность «подмены» или «пересортицы» оборудования при монтаже. Для страховки и сравнения запросите прайс-лист у официального дистрибьютора производителя СКС или цены на позиции вашей спецификации.

Работы желательно расписать по позициям, т.к. при вероятном изменении объемов работ нужно будет оценивать их реальную стоимость.

В тексте договора фиксируются три главных параметра: бюджет, сроки, объем работ и их качество. На практике эти три объявленных в договоре параметра часто одновременно не достигаются — то не удается уложиться в сроки, то перерасходуется бюджет, а иногда приходится жертвовать качеством. Для оптимистов заметим, в наших условиях очень часто не достигаются две цели из трех, а иногда и все три.

При строительстве намеченные с генподрядчиком плановые сроки практически всегда им не соблюдаются. Плановый месяц реально становится кварталом, полугодие — годом. А за это время у Заказчика происходят изменения в структуре, соответственно вносится и коррекция в проект, а это уже — изменение объема и стоимости.

Изменение проекта в процессе его выполнения — неизбежная составляющая любого проекта. Поэтому воспринимайте изменения как естественный ход событий: мы же не расстраиваемся из-за дождя, а достаем и раскрываем зонтик. Просто в тексте договора необходимо отразить и возможность изменений. Управление изменениями — это отдельная и важная часть в управлении проектом.